정리는 아무리해도 끝이 없지만, 일단 한번은 규칙을 만들어놓고 정리를 하게 되면 그 다음은 수월해 지는 것 같습니다. 저는 이 책 가볍게 읽으려다. 반성하고 책상을 정리했습니다 ^^; 이면지 서류랑 폐기할 서류를 분류하지 않은채 쌓아뒀고, 서랍 2개는 언제 정리한지 모를 정도로 엉망이었어요.ㅎ 클리어폴더를 저도 사용하고 있어요. 현재 진행중인 여러가지를 분류해서 쉽게 찾을 수 있도록 했습니다. 회사 프로젝트 서류들은 거의 백색파이프화일을 사용하고 있어요. 펼쳐서 보는데는 불편함이 있을지 모르지만 세워서 보관하거 화일색이 통일되어서 깔끔함이 있어서 좋아요. 가격면에서 조금 비싸지만 몇 년간 보관해야할 서류라면 단단한 파일화일이 좋았습니다. 인덱스 붙이는 스티커형도 있고 종이 사이사이 색지형태로 되어있는 것도 있어요.
일을 효율적으로 진행하는 데는 파일링이 필수적이예요. 파일링을 꾸준히 하기 위해서는 자기 업무 스타일에 맞추어 간단하고 기능적으로 파일링해야 하는 것이 중요한 것 같아요. 너무 어렵게 규칙을 세워두면 매번 하기 어렵기도 할테고 절차가 간단하고 간편할수록 좋은 것 같습니다. 아직도 정리가 되지않고 구겨넣은 자료들이 많아요. 거의 단기간 자료도 아니고 몇 년치 자료라 어느 부분에서 폐기도 빨리해야하는데 손을 데면 끝도없이 해야할 것만 같아서 미루게만 됩니다.^^; 알면서도 안되는 부분이 있네요. 이 책은 파일링부터~ 수첩과 노트의 기술편도 이어서 소개하고 있어요.
파일링은 곧 도구가 아니라 시스템을 정리하는 일이다.
필요한 서류를 빨리 찾을 수 있고, 머릿속이 정리되어 새로운 발상이 나온다.
과거에 했던 업무 노하우를 살릴 수 있으며 스트레스 없이 일을 끝마친다.
02. 자기만의 방법으로 파일링한다.
파일링의 기본(서류 편) : 서류를 테마별로 나누고 클리어 폴더에 넣어 정해진 장소에 세운다.
파일링의 기본(컴퓨터 편) : 폴더를 사용해 파일을 관리한다.
파일링의 기본(명함 편) : 명함을 '자주 묻는 질문'과 '기타 질문'으로 나누어 관리하는 방법
인덱스 붙여 검색성을 높인다.
팩스 문서 파일링 방법 : 각각의 용건대로 흐름을 파악하며 문서를 보관한다.
영수증 파일링 방법 : 클리어 폴더에 넣어 확실히 관리한다.
책상 및 서랍 레이아웃 : 효율적인 업무와 직결된 책상 위와 서랍을 레이아웃을 정해두면 곧바로 꺼낼 수 있다.
<영수증 파일링 방법>
영수증 정산에 시간이 걸린다. 어디에 쓴 영수증인지 알 수 없다. 교통비를 파악하기 힘들다 등 영수증과 관련된 문제는 다양하게 발생한다.어째서 영수증은 이렇게 귀찮은 걸까. 그것은 대부분 명확한 관리 방법을 모른 채 그때그때 처리하고 있기 때문이다. 그 결과 영수증을 정산할 때마다 우왕좌왕하고 만다.
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